Pendahuluan
Pengawasan pada hakikatnya merupakan usaha memberikan petunjuk pada para pelaksana agar mereka selalu bertindak sesuai dengan rencana. Diharapkan agar para pelaksana membatasi tindakan-tindakanya mencapai tujuan sedemikian rupa sehingga tidak begitu menyimpang dari yang diperbolehkan. Pengawasan menjadikan siklus fungsi manajemen lengkap dan membawa organisasi ke perencanaan.[1]
Pengawasan
a. Pengertian
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Definisi pengawasan yang dikemukanan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :
Pengawasan manajemn adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan, kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang perlu untuk menjamin bahawa sumber daya perusahaan dipergunakan dengan xara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan persusahaan.[2]
b. Proses Pengawasan
Pertama kali orang harus menentukan standar-pengawasan pada pusat-pusat yang strategis, oleh karena itu orang tidak dapat mengecek segalanya. Harus dibedakan hal apa yang harus diawasi, hal apa yang tak dapat diawasi. Kemudia diadakan pengecekan dan laporan kegiatan kerja. Dalam beberapa hal manajemen perlu meninjau hasil kerja karyawan. Laporan tertulis harus dibut untuk pimpinan secara tepat dan teratur, terutama tentang adanya penyimpangan-penyimpangan.
Manajemen karya T. Hani Handoko dijelaskan lima tahap dalam proses pengawasan.[3]
Tahap 1 : Penetapan Standar
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukur yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tiga bentuk standar yang umum adalah:
1. Standar-standar phisik, meliputi kualitas barang, jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dam mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.
Tahap 2 : Penetuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Tahap kedua dalam pengawasan ini adalahmenentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Ada berbagai cara unutk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan, baik lisan maupun tulisan.
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test)
Tahap 4 : Perbandingan Pelaksanaan Kegiatan dengan Standard an Analisa Penyimpangan
Tahap krisis dari pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walapun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penimpangan. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.
Tahap 5 : Pengambiln Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menujukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi bisa berupa:
1. Mengubah standar mula-mula
2. Mengubah ukuran pelaksanaan.
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpratasikan penyimpangan-penyimpangan.
c. Macam-Macam Pengawasan
Pengawasan dapat dipusatkan dapat didesentralisir tergantung pada karyawannya. Apabila karyawan ahlimaka dapat di desentralisir. Didalam buku Prinsip-Prinsip Manajemen karangan George R. Terry pengawasan terbagi atas 4, yaitu:
1. Pengawasan produksi, yaitu agar hasil produksi sesuai dengan permintaan/pemuasan langganan dalam jumlah, harga, waktu dan servis.
2. Pengawasan persediaan, yaitu menjamin tersedianya bahan dalam jumlah, harga, waktu yang tepat sehingga proses produksi tidak terganggu.
3. Pengawasan kualita, yaitu menjamin agar kualitas hasil produksi, bahan dan bahan proses memenuhi ukuran-ukuran standar yang telah ditentukan.
4. Pengawasan ongkos, yaitu menjamin agar produksi/operasi dijalankan dengan ongkos minimum sesuai dengan standar.
Walaupun pengawasan mahal tetapi diharapkan agar hasil pengawasan akan dapat memperbaiki kedudukan perusahaan karena penjualan dapat didorong karena kualita barang lebih unggul dari saingan, atau harganya bersaing, dan lain-lain. Didalam pengawasan perlu diperhatikan motivasi. Apabila motivasi kerja tidak cukup percuma saja dilakukan pengawasan, karena akibatnya pelaksana akan berbuat sekehendak hati.
Sementara itu didalam buku Manajemen karya T. Hani Handoko pengawasan dibagi dalam tiga tipe dasar, yaitu:
1. Pengawasan pendahuluan.
2. Pengawasan”concurrent.
3. Pengawasan umpan balik.
Pengawasan pendahuluan (feedforward control) dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi.
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Pengawasan ini sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, screening control, atau “berhenti-terus”. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat-syarat harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan.
Pengawasan umpan balik(feedback control) juga dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana dan penemnuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan dating. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.
d. Pentinganya Pengawasan
Faktor-faktor yang menyebabkan pentingnya pengawasan adalah:
1. Perubahan yang selalu terjadi baik diluar maupun didalam organisasi, memerlukan perencanaan dan tentu saja pengawasan.
2. Kekompleksan organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya desentralisasi pengawasan.
3. Kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan pengawasan dan pembenahan.
e. Persyaratan Sistem Pengawsan
Agaer supaya pengawasan itu efektif perlulah dipenuhi berbagai persyaratan, yaitu:[4]
1. Pengawasan haruslah memenuhi sifat serta kebutuhan kegiatan yang ada. Walaupu ada teknik-teknik pengawasan umum seperti anggaran, titik impas, waktu standar, dan lain-lain, organisasi perlu juga menyiapkan system pengawasan khusus pada masing-masing bagian, seperti pengawasan kualita untuk bagian produksi.
2. Pengawasan harus dapat memberikan laporan penyimpangan secepat mungkin. Oleh karena itu perlu informasi yang baik agar data penyimpangan cepat samapai kepada yang berkepentingan dan diputuskan dengan cepat pula.
3. Pengawasan harus luwes. Walaupun rencana berubah, system pengawasan tetap berjalan.
4. Pengawasan harus menyatakan pola organisasi. Setiap bagian perlu memper tanggungjawabkan hasil-hasil kegiatannya.
5. Pengawsan haruslah ekonomis tidak memakan biaya besar.
6. Pengawasan haruslah mudah dimengerti maksud dan tujuannya, sederhana, mudah diterapkan dan dilaksanakan.
7. Pengawasan haruslah menjamin tindakan perbaikan setelah didapati adanya penyipangan, artinya harus mengandun prosedur memperbaiki penyimpngan.
8. Pengawasan harus berhubungan dengan tujuan tertentu dan yang telah disetujui.
9. Pengawasan hendakanya mengadung hal-hal yang memotifasi pelaksana tugas, artinya tujuan yang dicapai itu harus dapat tercapai, tidak terlalu muluk.
10. Pengawasan perlu dibatasi, yaitu pada tempat dan waktu krisis saja tidak perlu menyeluruh.
f. System Pengawasan Manajemen
System ini ditemukan oleh R.N. Anthony, dari Harvar Business School. Pengawasan manajemen merupakan proses dengan mana manajemen dijamin mendapatkan serta sumber daya secara efesien dan efektif dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi.
Pengawasan manajemen ditunjang oelh pengawasan operasional. Pengawasan manajenem terdiri dari kegiatan-kegiatan: (a) membuat anggaran, (b) merencanakan arah staff, (c) menentukan pelaksana, (d) merencanakan modal kerja, (e)membuat program pengiklanan, (f)menentukan proyrk penelitian, (g)memilih perbaikan produk, (h)memutuskan penyusunan kembali pabrik, (i)memutuskan investasi rutin, (j) membuat pedoman pengambilan keputusan pengawasan oprasional, (k)mengukur, menilai dan memperbaikihasil oprasi manajemen.
Sedang pengawasan oprasional tersiri dari:
1. Pengawasan usaha menarik karyawan.
2. Pelaksanaan kebijakan.
3. Mengawasi pemberian kredit penjualan.
4. Mengawasi periklanan.
5. Menjadwalkan produksi.
6. Mengawasi persediaan.
7. Mengukur, menilai, memperbaiki efisiensi karyawan.
Pengendalian
Mengendalikan ialah suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan. Pengendalian berorientasi pada obyek yang dituju dan merupakan alat untuk menyuruh orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai.[5]
Pengendalian merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan suatu yang identik dan apa saja yang dikendalikan.
Pengendalian yang baik membantu memperlancar hubungan antar manusia. Response manusianya terhadap langkah-langkah pengendalian merupakan kunci dari sebuah pertimbangan. Usaha-usaha pengendalian dapat dan harus digunakan untuk mendorong hubungan yang baik diantara para pegawai. Manajer-manajer yang efektif akan menggunakan usaha pengendalian untuk menjadi informasi guna memuji pelaksana yang baik dan membantu mereka memerlukannya dan menentukan jenis kebutuhan mereka.
Pengendalian juga umumnya diberlakukan terhadap berbagai jenis kegiatan seperti pengendalian jenis produksi, pengendalian penjualan dan pengendalian pembelian. Pendekatan lain yang mungkin lebih penting lagi diikuti oleh empat factor berikut: (a) kuantitas, (b) kualitas, (c) waktu yang digunakan, dan (d) biaya.
Dua macam pendekatan tersebut saling berhubungan erat, misalnya pengendalian produksi menekankan pada pengendalian kuantitas dan waktu yang digunakan. Ada beberapa karakteristik lagi dari usaha pengendalian tersebut, yakni: Pertama, bahwa jenis pengendalian yang digunakan harus sesuai dengan yang bersangkutan. Kedua, penyimpangan yang perlu dikoreksi harus segera di-identifikasikan, bahkan sebelum terjadi, seperti dapat dilakukan terhadap kualitas dengan mengunakan data-data statistic. Biaya pun harus ringan. Manfaat dari usaha pengendalian bersifat relative dan tergantung dari urgensi kegiatang yang bersangkutan.
1. Kunci Pengendalian Manajemen
Beberapa jenis pengendalian dibahas dalam materi ini dan dianggap sebagai kunci pengendalian manajemen. Pertama ialah pengendalian kuantitas yang bertujuan untuk menertibkan arus barang atau jasa. Pengendalian kuantitas tersebut diperlakukan terhadap berbagai lingkup operasional.
Tujuan dari pengendalian kuatitas ialah untuk menyediakan item0item barang secukupnya degan biaya yang memadai dan selalu tersedia untuk memenuhi permintaan. Kita berusaha menghindari:[6]
1. Penjualan yang tidak berimbang dengan hanya menjual barang-barang yang mudah dijual saja.
2. Penjualan barang-barang dari daerah-daerah yang kurang potensinya.
3. Langkanya fasilitas penjualan barang-barang didaerah, termasuk personil penjualan, iklan, dan usaha-usaha promosi penjualan.
Untuk menyelenggarakan pengendalian kuantitas penjualan barang, akan timbul kesulitan dalam menetapkan suatu unit kerja yang akan dikendalikan rencana dan hasil operasionalnya.
Kunci kedua dalam pengendalian manajemen ialah pengawasan kualitas. Dengan meningkatnya perhatian terhadap produk yang peka presisinya, produk-produk missal dan produk-produk bebas cacad, perlu diadakan pengawasan terhadap kualitasnya. Untuk menghidari kesimpangsiuran dalam menafsirkan arti kata pengawasan kualitas, perlu dikemukakan bahwa perngertian yang sebernanya ialah mengusahakan supaya kualitasnya memuaskan sesuai dengan tujuan barangnya. Lebih tepatnya ialah:
a. Supaya harga barang konsisten dengan kualitasnya.
b. Hasilnya memuaskan dan dapat dipercaya.
Untuk maksud tersebut juga dapat dilakukan melalui pengawasan dalam bentuk inspeksi. Inspeksi dilakukan terhadap bagian-bagian atau satuan produk yang harus memenuhi persyaratan teknis. Apabila seluruh bagia yang diperiksa, ini disebut inspeksi 100%; apabila hanya sebagian yang diperiksa, ini disebut inspeksi contoh.[7] Pengawasan kualitas dengan statistic, didasarkan pada teori-teori stastik dan kemungkinan-kemungkinan yang didapat dari tes hasil contoh, bersifat preventif dan dapat diperbaiki. Itu berarti pengawasan terhadap kualitas dengan statistic dapat mencegah timbulnya barang-barang cacad.
Daftar Pustaka
Reksohadiprodjo Sukanto, Dasar- Dasar Manajemen, BPFE-Yogyakarta: Yogyakarta, 1992.
Handoko T. Hani, Manajemen, BPFE, Yogyakarta: Yogyakarta, 1986.
Terry George R. Prinsip-Prinsip Manajemen, Bumi Askara: Jakarta 1993
[1] Sukanto Reksohadiprodjo, Dasar- Dasar Manajemen, BPFE-Yogyakarta: Yogyakarta, 1992, hal 63.
[2] T. Hani Handoko, Manajemen, BPFE, Yogyakarta: Yogyakarta, 1986, hal 360.
[3] T. Hani Handoko, Manajemen, BPFE, Yogyakarta: Yogyakarta, 1986, hal 363.
[4] Koont & O’Donnell, op,cit., hal. 588-591.
[5] George R. Terry Prinsip-Prinsip Manajemen, Bumi Askara: Jakarta 1993. Hal 166.
[6] George R. Terry Prinsip-Prinsip Manajemen, Bumi Askara: Jakarta 1993. Hal 172
[7] George R. Terry Prinsip-Prinsip Manajemen, Bumi Askara: Jakarta 1993. Hal 174
Tidak ada komentar:
Posting Komentar